Dobré zadání = polovina úspěchu

Dnešní, již čtvrtý díl seriálu o outdoorových diagnostických a rozvojových programech bude věnován roli zadavatele. A hned na úvod je nutné zdůraznit, že je to role velice odpovědná. Zahrnuje v sobě analýzu tréninkových potřeb, stanovení cílů a výběr vhodných rozvojových nástrojů, výběr dodavatele, organizační zajištění akce, komunikaci s účastníky programu i s jejich nadřízenými a po skončení tréninku jeho zhodnocení.

Analýza rozvojových potřeb
Zní-li Vám dílčí titulek příliš honosně, můžeme jej nahradit prostším vyjádřením - kde jsou rezervy Vašich pracovníků, které omezují efektivitu jejich práce? A ještě jinak - jaký je rozdíl mezi tím, co by měli Vaši lidé znát a jací by měli být a co ve skutečnosti znají a jací jsou. Ano, jakýkoliv trénink, indoorový či outdoorový, by měl být vždy odpovědí na existující potřebu. Jen tehdy má smysl a lze jej považovat za vhodnou investici. Připadá-li Vám to samozřejmé, je všechno v pořádku a já se omlouvám za polopatismus. Ale bohužel jsem se ve své praxi mnohokrát setkal se situací, kdy se k tréninkům přistupuje zcela nesystémově a nezřídka i populisticky (zejména u outdoorových programů) - „oni to chtějí, tak jim to objednáme“ - aniž by se někdo zabýval skutečnými rozvojovými potřebami dané skupiny zaměstnanců. Jestli využijete pro průzkum rozhovory s nadřízenými manažery, nějakou formu dotazníků nebo assessment centra (viz minulý díl seriálu), je na Vás a Vašich možnostech. Bez seriózního zhodnocení rozvojových potřeb ale v dalších krocích „vaříte z vody“ a možná i „nevhodné jídlo“.

Stanovení cílů
Kdo ví, kam chce dojít, má šanci cíle dosáhnout. Kdo svůj cíl nezná, je odsouzen k chaotickému bloumání. V životě to může být příjemná kratochvíle, v managementu jde však o nemístný luxus. Proto je i v oblasti rozvoje zaměstnanců stanovení cílů zásadní podmínkou úspěchu. Vycházíme při něm ze znalosti výchozí situace a definujeme v jakých parametrech a do jaké míry se chceme (reálně) přiblížit žádoucímu stavu.

Pro názornost si uveďme jednoduchý příklad. Dvě oddělení, která by spolu měla úzce spolupracovat (žádoucí stav), mají vztahy spíše napjaté (reálná situace). Cíle tréninku jsou dva - podpořit neformální vazby mezi lidmi napříč odděleními (emocionální podpora otevřené komunikace) a poukázat na potřebnost včasné a přesné komunikace pro úspěšné řešení společných úkolů (racionální rovina podpory komunikace).

Výběr vhodných rozvojových nástrojů
V tuto chvíli je před Vámi třetí, neméně důležitý krok - zvolit vhodný nástroj, kterým cíle dosáhnete, což vyžaduje znát potenciál jednotlivých rozvojových technik, a vědět, čeho lze s jejich využitím dosáhnout a na co vhodné nejsou.

U outdoorových kurzů se často setkávám s jejich velmi omezeným, jednostranným vnímáním. Pro většinu manažerů bohužel platí: outdoor = teambuilding („lidi spolu něco zažijí a to je dá dohromady“). Společný silný zážitek lidi skutečně spojuje, a proto bývá teambuilding oprávněně nejčastějším cílem outdoorových programů. Stejně jako bývá nejčastěji užívanou funkcí mobilů telefonování. Ale podobně jako může Váš mobil plnit i další funkce - např. SMS, přenos dat, organizér, budík - dokáže i outdoorový program naplnit i jiné než teambuildingové funkce. A to velmi efektivně a lépe než mnohé klasické nástroje. Abychom outdoor začali používat i k dalším cílům, musíme (stejně jako u mobilu) vědět, co všechno dokáže. Přehled možností, k jakým účelům je vhodné  outdoor trénink využít, jsme Vám nabídli v předchozích vydáních HR Tipu.

Dnes bych rád připomněl veliký potenciál outdoorových kurzů v tréninku konkrétních manažerských dovedností. Vynikající zkušenost mám s kurzy vedení pracovních týmů (zadávání úkolů, postup řešení, řízení procesu realizace, hodnocení), velmi názorně lze s využitím outdoorových programů ilustrovat úskalí delegování. Nově jsme vytvořili outdoorový program pro trénink projektového řízení. Pro všechny jmenované kurzy platí stejné hodnocení - díky osobnímu zapojení do řešení modelových úkolů a střídání prostředí učebny a exteriéru udrží účastníci pozornost po celou dobu programu a zapamatují si mnohem více než při klasických formách výuky.  

Na druhou stranu je třeba zdůraznit, že ani nejlepší kurz není všelékem. Nepotkává-li se jeho efekt s pozitivním působením dalších faktorů - firemní kultura, systém odměňování, přímý vliv nadřízených manažerů - může zapůsobit jako chvilková inspirace, jejíž vliv se postupem času vytratí.  

Výběr dodavatele
Výběr dodavatele je stejně důležitý jako volba vhodné rozvojové metody. Přitom není jednoduché se v záplavě outdoorových firem orientovat. Jejich množství se za poslední roky rozšířilo možná geometrickou řadou a jejich internetové nabídky jsou velmi podobné (texty lze opsat a aktivity se staly téměř universálním „sharewarem“). Podobné může být i vystupování obchodníků na jednáních (jsou vyškolení, odborná i obchodnická literatura je dostupná všem). A tak čím dál více vstupuje do hry jako rozhodující výběrové kriterium cena, která se stává jediným na první pohled zřetelným rozdílem v nabídkách. Rád bych před tímto přístupem varoval.  

Přestože před kurzem vypadají nabídky velmi podobně, realita akce už bývá rozdílná. Určujícím faktorem kvality kurzu je odborná a lidská úroveň lektorů. Pokud budou Vašimi průvodci programem poučení brigádníci, zažijete nejspíš zajímavé aktivity a po nich pár otázek typu:  „Jak Vám to šlo?“ a konstatování:  „To je fajn, že dobře, prostě jste dobrý tým“. Zcela jinou zkušenost a také odlišný výstup si ale odnesete z kurzu vedeného zkušeným lektorem. Nejspíš nestihnete tolik programů, zato reflexe bude nesrovnatelná. Nejenže se budete bavit o konkrétních přednostech a rezervách Vašeho fungování na kurzu, ale zamyslíte se i nad tím, zda to podobně vypadá ve Vaší pracovní praxi. Společně si zformulujete doporučení, co dělat lépe a hned u dalšího cvičení si ověříte, jak se Vám to povedlo. Nepochybně zazní od lektora i praktická doporučení vycházející z jeho osobních zkušeností a obecně uznávaných teoretických modelů.

Pokud nenarazíte na skutečně nekvalitní firmu, která dělá chyby i v organizaci a zajištění samotných programů (i to se může stát), odvezete si z kurzu pravděpodobně příjemný zážitek a pocit „bylo to fajn“. Po kurzu s opravdu dobrým lektorem si však odnášíte mnohem víc - velice cennou zpětnou vazbu k vašemu obvyklému (osobnímu i týmovému) způsobu fungování a podnětné inspirace jak své chování pozměnit k vyšší efektivitě (vztahů i výkonu). 

Dovolte mi tedy dílčí závěr: pokud chcete v roli objednatele kurzu poskytnout svým kolegům příjemný společný zážitek, patrně vystačíte s dodavatelem konkurujícím cenou. Máte-li však vyšší rozvojové cíle, rozhodně Vám doporučím detailněji zkoumat i další charakteristiky dodavatele. Připomenu dvě nejdůležitější: odbornou a lidskou úroveň konkrétních lektorů, kteří povedou váš kurz (poznáte ji nejlépe při osobním jednání) a reference od přímých účastníků kurzů poskytovatele (nejlépe osobně vedených lektory, kteří mají na starost Váš kurz).

Organizační zajištění akce
Vedle cílů programu jsou hlavními parametry outdoorových kurzů cílová skupina, délka akce, termín a místo konání.

Cílová skupina je přímo svázaná s cíli akce. Pokud máte například v úmyslu propojit dvě oddělení, je jasné, že na akci musí být pracovníci obou těchto útvarů. Hovořit proto o optimální velikosti skupiny je složité. Zůstává na profesionálním zvážení dodavatele, s jakou skupinou považuje za vhodné pracovat  s ohledem na zadané cíle. Rozhodně však doporučuji, aby se akce zúčastnili všichni členové daného týmu. V odborné literatuře se totiž uvádí (a praxe to jednoznačně dokazuje), že se během třídenního kvalitního kurzu posunou vztahy ve skupině na takovou úroveň, kam by se dostaly za rok až dva při běžných pracovních interakcích. Řečeno metaforou, „společný vlak s účastníky kurzu hodně popojede a kdo v něm nebyl, kouká s překvapením na jeho koncová světla“.

I vhodná délka akce se odvíjí od jejích cílů. Zatímco si dobře představím jednodenní, úzce vymezený kurz delegování, nemyslím si, že lze uspořádat kvalitní kurz týmové spolupráce (sladění týmu, připomenutí principů týmové práce, trénink řešení kreativních úkolů v týmu) kratší dvou a půl dne.        

Termín je třeba volit zejména s ohledem na časové možnosti účastníků. Jak je výše uvedeno, skupina se díky kurzu výrazně posouvá a je velkou chybou, když někteří její členové zůstanou mimo. Rozhodně připomínám - konzultujte termín plánované akce s nadřízenými manažery účastníků. Například minulý  měsíc přijeli na kurz vedení lidí místo plánovaných deseti manažerů čtyři. Ti zbylí byli povoláni jejich přímým nadřízeným na jiné školení.

Není třeba se bát outdoorových programů v době mimo hlavní letní sezónu. Většina dodavatelů dokáže přizpůsobit program okamžitým povětrnostním podmínkám, aniž by ztrácel na atraktivitě a účinnosti. Z vlastní zkušenosti mohu doporučit i čistě zimní programy využívající typických zimních aktivit.

Místo konání obvykle zajišťuje dodavatel. Zde nabízím ve stručnosti jediné doporučení. Při jeho výběru preferujte programové možnosti okolí nad luxusem interiérů a kuchyně.  Za jistý obecně uplatňovaný nešvar považuji přehnaný komfort hotelů i nepatřičný objem stravování, jakož i vzhledem k pohybovým aktivitám jeho nevhodnou kvalitu.

„Public relations“ akce
Má-li být kurz účastníky dobře přijat, je třeba, aby k němu dostali v patřičném předstihu potřebné informace. Mají nejen sdělovací, ale i motivační funkci. Zejména je nezbytné jasně komunikovat cíle programu a povahu akce. Díky smutné, leč mnohými pracovníky i manažery sdílené zkratce outdoor = firemní mejdan doporučuji tam, kde si kladete skutečně rozvojové cíle, to v předkurzovní komunikaci zřetelně formulovat, aby nedošlo k nepatřičným očekáváním a následným zklamáním. Rovněž je třeba, aby všichni věděli, jaké na kurz potřebují oblečení a obutí a že se výrazně liší od výbavy na klasická školení. Není nic příjemného, když si účastník hned první den  promočí jediné boty, které má s sebou a další dny tráví v pantoflích či mokrých polobotkách. Dále je třeba, aby informace, které se o kurzu firmou šíří, měly jednotnou povahu. Vždy by měli mít personalisté „sladěné noty“ s liniovými manažery. Zažil jsem situace, kdy přímý nadřízený řekl účastníkům před kurzem, „buď v pohodě, to je jen taková srandička“, a oni byli zaskočeni náročností programu i tím, že neskončil o tři hodiny dříve, než bylo psáno v propozicích (což prý je u nich normální).

Abychom z pozice dodavatele maximálně podpořili kvalitní informovanost účastníků kurzů, zvykli jsme si posílat objednateli v elektronické podobě informační dopis pro účastníky. V něm všechny osobně zveme na kurz, představujeme cíle akce i základní principy metody, kterou pracujeme. A samozřejmě poskytujeme potřebné faktografické údaje - kdy a kde se akce koná a co mají mít účastníci s sebou.

Zhodnocení kurzu
Zhodnocení kurzu by se mělo odehrát v několika rovinách. V první z nich by se přímo na kurzu měli účastníci zamyslet nad jeho přínosem, případně si na základě zkušeností z kurzu sestavit jednoduchý akční plán. Vhodný je i prostor pro oboustrannou zpětnou vazbu mezi lektory a účastníky.

Ve druhé rovině se setkávají zástupci zadavatele s dodavatelem   (zpravidla reprezentovaný vedoucím lektorem programu). Základními otázkami zadavatele by mělo být: „Podařilo se naplnit cíle programu?“, „Jak se Vám naši lidé jevili?“, „Co jsou jejich silné stránky a rezervy?“, „Co doporučujete pro jejich další rozvoj?“ Podkladem k takovému hodnocení bývá písemná zpráva, rozhodně však doporučuji následné osobní jednání. Užitečná je i zpětná vazba zadavatele směrem k dodavatelské firmě. Ta vychází zpravidla z hodnocení kurzu jednotlivými účastníky, která si obvykle mailovou formou vyžádá zadavatel s přibližně  týdenním odstupem.

Třetí rovinu hodnocení by měl představovat rozhovor účastníků kurzu s jejich přímým nadřízeným. Měli by krátce promluvit o tom, co si každý účastník z kurzu odnesl pro svoji další práci, co by ve svém chování rád změnil a na co se chce v nejbližší době soustředit. V ideálním případě by si měli domluvit termín, kdy se opět potkají a provedou „inventuru závazků“. Tato rovina hodnocení je z hlediska rozvoje zaměstnance tou nejdůležitější. Upřímně by mě ale zajímalo, v kolika procentech případů k ní dochází. Obávám se, že pokud vůbec, pak se bude ono procento pohybovat v několika málo jednotkách.

Závěr
Na závěr si dovolím ocitovat shrnutí deváté kapitoly knihy Outdoor trénink pro manažery a firemní týmy, kterou jsme věnovali roli zadavatele. Může Vám posloužit jako jednoduchý rádce, jak byste měli při přípravě kurzů postupovat a na co byste neměli zapomenout. A možná i jako pozvánka k nahlédnutí do mnohem podrobnějšího materiálu o outdoor tréninku, než kterým mohl být náš seriál.

1. Při přípravě rozvojového programu začínejte vždy od konce. Co chcete, aby bylo po tréninku jinak? Tak nejlépe odvodíte cíle kurzu.

2. Výběru dodavatele věnujte velkou pozornost. Neberte v úvahu jenom jméno společnosti, zajímejte se hlavně o konkrétní lektory.

3. Pro úspěch kurzu musíte zajistit dobré podmínky:
- optimální délku kurzu,
- vhodný termín,
- minimální absenci účastníků,
- dobré místo.

4. Neměli byste podcenit ani další kroky v přípravě:
- poskytnout lektorům všechny potřebné informace a zprostředkovat setkání s reprezentanty účastníků akce i s šéfem týmu, 
- kontrolovat postup příprav včetně produkčního zajištění,
- nalézt vhodné nástroje podpory přenosu poznatků z kurzu do pracovní praxe účastníků,
- společně s dodavatelskou firmou si před kurzem potvrdit formu hodnocení kurzu a následně ji zrealizovat,
- zajistit odpovídající public relations akce v rámci celé firmy/útvaru; účastníkům poskytnout úplné a včasné informace.

Vladimír Svatoš, HR TIP 4/2007

Comments are closed.